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La mise à jour de la base PubliCNRS à partir de votre site de publications est très simple. Elle consiste en deux étapes: créer un fichier texte contenant les informations, puis importer ce fichier dans PubliCNRS.

1 - Créer un fichier au format XML

• Allez sur le site des publications de votre laboratoire (http://artis.imag.fr/Publications/). Vérifiez que le format d'affichage est bien XML (A). Vous pouvez également choisir une année spécifique (B).
• Cliquez sur chercher (C) pour afficher le résultat. S'il y a plusieurs pages, cliquez sur Afficher toute la liste (D).
• Sélectionnez tout le texte de la page (CTRL+A ou utilisez le menu édition) et copiez-le (CTRL+C).

• Créez un nouveau document texte (Menu Fichier/Nouveau/Document Texte) et collez-y le texte que vous avez copié (CTRL+V).
• À la fin du fichier, supprimer tout ce qui est après </PUBCNRS>. Au début du fichier, supprimez tout ce qui est avant <?xml version=...>. <?xml version=...> doit maintenant être sur la première ligne, sans espace avant.
• Sauvegardez ce fichier (menu Fichier/Enregistrer), avec comme nom par exemple publis.txt.

2 - Importer ce fichier dans PubliCNRS

• Allez sur le site de PubliCNRS (http://publicnrs.inist.fr) et connectez-vous avec votre Code utilisateur et votre Mot de passe.
• Cliquez sur Import dans le menu de gauche.
• Choisissez XML comme type de fichier d'import (1) et marquez les publications comme Validées (2).
• Cliquez ensuite sur Parcourir (3) et sélectionnez le fichier publis.txt créé précédemment. Envoyez (4) et vérifiez qu'il n'y a pas d'erreurs et que le nombre de références ajoutées est bon.

Vous pouvez maintenant aller dans le menu Gestion des publications de mon Unité, puis dans le sous-menu Visualisation, mise à jour, suppression, et ensuite cliquer sur Afficher en bas pour vérifier que les références ont bien été ajoutées.

Si vous n'êtes pas un administrateur de PubliCNRS, vos publications seront déclarées comme A Valider dans l'étape (2) décrite ci-dessus. Elles n'apparaitront alors dans la liste que lorsqu'un Administrateur les aura validées.